DIREITO À MEMÓRIA

Associações de História, Ciências Sociais, Antropologia e Conarq se manifestam contra destruição de documentos

Por meio de notas públicas, entidades se manifestaram contrárias a Projeto de Lei de Magno Malta que autoriza eliminação de arquivos originais após digitalização; texto foi aprovado na CCJ do Senado

A ANPUH (Associação Nacional de História), a Anpocs (Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais), a ABA (Associação Brasileira de Antropologia) e o Conarq (Conselho Nacional de Arquivos) se manifestaram, por meio de notas públicas, contrários ao PLS (Projeto de Lei) 146/2007. Com substitutivo de autoria de Magno Malta (PR-ES) aprovado nesta quarta-feira (7/12) na CCJ (Comissão de Constituição e Justiça) do Senado, o texto prevê que documentos originais sejam eliminados após sua digitalização certificada.

“A sugestão de que se digitalize um documento e, em seguida, se elimine o original equivale a destruir a garantia de autenticidade das informações registradas, extinguindo por completo a possibilidade de aferir a autenticidade do documento digitalizado, caso se levante a hipótese de alterações indevidas”, afirma a nota conjunta da Anpuh, Anpocs e ABA.

A manifestação ressaltou ainda que não existem notícias de nenhum país no mundo com legislação parecida, que autorize a eliminação de documentos originais por quaisquer motivos.

Nota do Conarq

Em sua manifestação, o Conarq também destacou a importância da existência de documentos originais como meio de prova de autenticidade, inclusive no caso de se tornarem objetos de análise forense. O Conselho descarta a tese, defendida pelo Projeto de Lei, que a digitalização significaria uma possível redução de custos para manutenção dos documentos. Segundo o Conarq, o texto não indica o quanto será gasto na manutenção e segurança de ambientes tecnológicos onde os documentos serão armazenados.

O Conselho destaca ainda, em sua nota, que o Projeto de Lei em questão confunde “autenticação” com “autenticidade”, uma vez que a certificação digital foi regulada para documentos originalmente digitais.

“O PLS n° 146/2007 apresenta equívocos, como a confusão entre autenticação e autenticidade; a compreensão equivocada da digitalização como alternativa viável de preservação e da assinatura digital/certificado digital como elemento garantidor da autenticidade do documento. A utilização da certificação digital nas cópias digitais é uma aplicação transversal da certificação digital, pois essa foi regulada para os documentos nascidos digitalmente, não transferindo para o documento original nenhuma característica que o torne dispensável na forma que estabelece o PLS 146/2007”, diz a nota.

O Conarq também afirma que o substitutivo do senador Magno Malta altera, sem o amplo debate necessário, a  Lei Federal nº 8.159 de 1991 (Lei de Arquivos); a Lei Federal nº 13.105 de 2015 (Código de Processo Civil), e a Medida Provisória 2.200-2 de 2001 (certificação digital e ICP-Brasil). Em sua nota, o Conselho avisa que se fará representar não somente junto ao Senado, mas em todas as instâncias necessárias, para que a eliminação de documentos originais não seja autorizada.

O relator do PLS em questão, senador José Maranhão (PMDB-PB), que apresentou o substitutivo, afirmou que o mesmo será submetido a turno suplementar de votação na próxima reunião da CCJ. De acordo com o PLS 146/2007, a digitalização de documentos e o armazenamento em mídia ótica ou digital autenticada serão realizados por empresas ou cartórios devidamente credenciados.

Confira a íntegra da nota conjunta de Anpuh, Anpocs e ABA:

A ANPUH-Brasil, juntamente com a Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais (ANPOCS) e a Associação Brasileira de Antropologia (Aba Antropologia) externam a preocupação da comunidade de pesquisadores com a tramitação do Projeto de Lei do Senado nº 146/2007 (PLS n° 146/2007), de autoria do Senador Magno Malta, e aplaude o Conarq (Conselho Nacional de Arquivos – Arquivo Nacional/Ministério da Justiça e Cidadania) colocar-se contra essa proposta.

O PLS n° 146/2007, que dispõe sobre a digitalização e o arquivamento de documentos em mídia ótica ou eletrônica e dá outras providências, foi desarquivado e tramitou em 2015, sendo encaminhado à Comissão de Constituição e Justiça e de Cidadania - CCJC do Senado Federal em 22/11/2016.

O PLS n° 146/2007 propõe a equivalência de documentos digitalizados aos respectivos originais, possibilitando, inclusive, que os originais não destinados à guarda permanente sejam eliminados após o processo de digitalização. A sugestão de que se digitalize um documento e, em seguida, se elimine o original equivale a destruir a garantia de autenticidade das informações registradas, extinguindo por completo a possibilidade de aferir a autenticidade do documento digitalizado, caso se levante a hipótese de alterações indevidas. Além disso, qualquer problema de ordem técnica que atinja as cópias digitalizadas tornará irrecuperáveis as informações constantes nos registros originais caso tenham sido destruídos.

Torna-se importante sublinhar que a autenticidade de um documento só pode ser comprovada mediante a aplicação de um conjunto de procedimentos administrativos e tecnológicos, onde a certificação digital é apenas um dos elementos que corroboram na presunção da mesma. Portanto, a certificação digital não pode ser a garantia de autenticidade, como o PLS n° 146/2007 sugere,

A eliminação de documentos arquivísticos originais produzidos em suportes analógicos, após geradas representações digitais com autenticação, fere a Lei nº 8.159 de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados (Lei de Arquivos) e o novo Código de Processo Civil (Lei nº 13.105/2015) que entrou em vigor em 2016.

O PLS n° 146/2007, caso aprovado, imputará danos à sociedade brasileira ao extinguir a função de "prova" de grande parte dos documentos públicos. Suas justificativas, calcadas na "redução de custos, aumento da transparência, aumento da acessibilidade à informação, sustentabilidade ambiental, facilidade de manuseio e recuperação, e redução de espaço físico para Arquivos" indica uma visão imediatista, que desconsidera preceitos da gestão documental, da preservação de longo prazo, e preocupações relativas à presunção de autenticidade dos documentos.

A existência de documentos digitais, sejam eles nato¬digitais ou cópias digitalizadas (representantes digitais), consequentemente imputa a necessidade de investimentos constantes no ambiente tecnológico de produção, gestão, recuperação e preservação de tais registros. Assim, a sugestão de que o proposto no PLS n° 146/2007 geraria uma economia de recursos não é verdadeira, já que a segurança dos dados digitais e sua proteção a longo prazo vincula-se a disponibilização de somas consideráveis de recursos públicos.

A inexistência de relatos em qualquer outro país acerca da eliminação de originais analógicos após digitalização, conforme sugerido pelo PLS n° 146/2007, aponta para a insensatez da medida.

Atualmente na CCJC, o PLS n° 146/2007 recebeu do seu relator, o senador José Maranhão, parecer favorável. Nos dias 30/11 e 1o/12/2016, o Conarq, reunido no Salão Negro do Palácio da Justiça em Brasília, condenou veementemente o proposto no PLS n° 146/2007. Solicitamos que tal condenação venha a público o mais rapidamente possível de maneira que os senhores congressistas possam se apoiar em parecer técnico e balizado na discussão a ser realizada no Senado.

Leia a íntegra da nota do Conarq:

O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), comprometido com o respeito à constituição e à legislação arquivística brasileira; ao usuário, especialmente no seu direito constitucional de acesso à informação pública registrada nos documentos arquivísticos; aos princípios da Arquivologia; às melhores práticas de gestão e preservação documental e à preservação do patrimônio documental brasileiro, da memória e da história nacional; vem, por meio desta nota, manifestar sobre o PLS nº 146/2007.

O CONARQ, no dia 1º de dezembro deste ano, durante sua 86ª Reunião Plenária, realizada em Brasília, no Salão Negro do Ministério da Justiça e Cidadania, debateu como item de pauta o que Projeto de Lei do Senado nº 146/2007 (PLS n° 146/2007), que dispõe sobre a digitalização e arquivamento de documentos em mídia óptica ou eletrônica, e dá outras providências. Na mencionada Reunião, o CONARQ, em decisão unânime de seu Plenário, se posicionou contrário ao referido PLS e deliberou que solicitará o arquivamento do PLS 146/2007, por entender sua inadequação, conforme exposto abaixo.

No ano de 2010, o CONARQ já havia se posicionado contrário ao PLS 146/2007, cuja intenção final é somente o de autorizar a eliminação de documentos originais, após o processo de digitalização.

Em 2015, o PLS nº 146/2007 foi desarquivado, a pedido do Senador Magno Malta, por meio do Requerimento nº 129, de 2015.

Em 22 de novembro 2016 foi apresentada uma redação substitutiva ao PLS nº 146/2007, a qual possui equívocos ao alterar importantes dispositivos legais sem o amplo debate, como a Lei Federal nº 8.159 de 1991 (Lei de Arquivos); a Lei Federal nº 13.105 de 2015 (Código de Processo Civil), e a Medida Provisória 2.200-2 de 2001 (certificação digital e ICP-Brasil).

Em 07 de dezembro de 2016, a Comissão de Constituição e Justiça e de Cidadania - CCJC, em reunião ordinária, aprovou o substitutivo, em caráter terminativo e informa que a matéria será incluída na pauta da próxima reunião, para apreciação em turno suplementar. Neste sentido, o CONARQ se fará representar junto à CCJ e demais instâncias que se façam necessárias.

Observa-se que o PLS n° 146/2007 não considera as seguintes questões, abaixo relacionadas:

- as características fundamentais dos documentos arquivísticos enquanto fontes de evidências e testemunho - a autenticidade e a fixidez;

- a aplicação da análise forense ou diplomática forense, em casos de contestação de veracidade, impugnação e/ou denúncias de adulteração e falsificação de documentos;

- preceitos da gestão de documentos arquivísticos, incluindo a necessidade de processos criteriosos e seguros de avaliação e quando autorizado a eliminação de documentos arquivísticos;

- preservação e acesso de longo prazo, incluindo a previsão de planejamento e investimentos constantes e custos elevados com a manutenção do ambiente tecnológico ao longo dos anos;

- uma série de procedimentos indispensáveis à prática de reproduções digitais (cópias digitalizadas), bem como na promoção da preservação e acesso das mesmas;

- o contexto de insegurança jurídica e da sociedade na utilização diante das novas tecnologias, sempre em mudança.

O PLS n° 146/2007 extingue a função genuína de “prova” e/ou “testemunho” de grande parte dos documentos arquivísticos, contraria diversas Resoluções do CONARQ que orientam a práticas de gestão documental implementadas no Brasil, bem como, ignora conhecimentos provenientes de pesquisas desenvolvidas no âmbito da Arquivologia, da Diplomática e do Direito, no cenário nacional e internacional.

Além disso, o PLS n° 146/2007 apresenta equívocos, como a confusão entre autenticação e autenticidade; a compreensão equivocada da digitalização como alternativa viável de preservação e da assinatura digital/certificado digital como elemento garantidor da autenticidade do documento. A utilização da certificação digital nas cópias digitais é uma aplicação transversal da certificação digital, pois essa foi regulada para os documentos nascidos digitalmente, não transferindo para o documento original nenhuma característica que o torne dispensável na forma que estabelece o PLS 146/2007.

Outro importante aspecto a abordar é que o PLS146/2007 é vago quanto aos documentos produzidos pelas organizações civis, retirando do poder público a sua autoridade em determinar a manutenção de documentos necessários à fiscalização e controle do estado, o que pode gerar também insegurança jurídica não só nas relações entre o estado e as organizações civis como entre elas mesmas.

Finalmente, cabe observar que o PLS 146/2007, retoma em sua redação a tentativa de tornar vigentes artigos da Lei nº 12.683/2012 e que foram vetados e ainda não apreciados pelo parlamento.

O CONARQ compreende a necessidade da sociedade moderna em produzir ou transformar a informação de que precisa, sejam textos, imagens, vídeos, som, bancos de dados em formatos digitais. Entende que as novas tecnologias digitais abrem oportunidades em todos os campos, face sua extraordinária versatilidade e funcionalidade como, ganho de produtividade e eficiência, otimização dos fluxos de trabalho, facilidade de criação, edição, processamento, distribuição e de acesso aos estoques de dados e informações, no entanto, entendemos que, para avançarmos, com segurança, no uso das novas tecnologias no que tange à produção, gestão, preservação e acesso dos documentos arquivísticos, e neste sentido precisamos unir esforços no desenvolvimento e investimento de mais pesquisas sobre a temática e sua aplicação que, em hipótese alguma, deve sobrepor-se aos princípios e práticas consolidadas e recomendadas pela comunidade arquivística.

Em sua trajetória, o CONARQ sempre focou a gestão documental, independentemente do suporte, com vistas a garantir a proteção e o acesso ao patrimônio arquivístico brasileiro às gerações futuras.

O CONARQ tem atuado na discussão sobre a necessidade de se estabelecer políticas, estratégias e ações que viabilizem a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos por longo prazo, garantindo sua confiabilidade, autenticidade (identidade e integridade) e funcionalidade, evitando que ocorra perda do documento, da prova, do testemunho ou da memória. E esses desafios são ainda maiores no caso dos documentos digitais, pois os mesmos, ainda que possuam a mesma natureza dos documentos convencionais, apresentam algumas características próprias que os tornam merecedores de cuidados adicionais.

Pelos motivos expostos, o CONARQ se posiciona contrário ao PLS 146/2007.

 

Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, em 8 de dezembro de 2016.

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