OPINIÃO

'Big Data' em escritórios de Advocacia?

É fundamental estarmos atentos a estas discussões, pois num piscar de olhos podemos perder o bonde da história

O que é “Big Data”? Vou tomar emprestada a definição que vi na Info Wester: “A princípio, podemos definir o conceito de Big Data como sendo conjuntos de dados extremamente grandes e que, por este motivo, necessitam de ferramentas especialmente preparadas para lidar com grandes volumes, de forma que toda e qualquer informação nestes meios possa ser encontrada, analisada e aproveitada em tempo hábil.”

A teoria do “Big Data” fala dos 5 Vs – volume, velocidade, variedade, veracidade e valor.

Como podemos perceber, de maneira simplista, geramos diariamente um volume absurdo de dados. Portanto, se conseguimos armazena-los, acessa-los, mas principalmente darmos um tratamento adequado a estas informações, de modo a podermos interpreta-las e extrairmos análises que nos sirvam para alguma ação prática, teremos uma enorme vantagem competitiva.

O mundo vem discutindo e estudando como criar ferramentas, aplicativos que possam nos ajudar no tratamento desse volume significativo de dados.

Mas o que isto tem a ver com escritório de advocacia?

Tudo!

Talvez, hoje, ainda estejamos um pouco longe de tirar algum proveito destes dados, mas é fundamental estarmos atentos a estas discussões, pois a velocidade com que estas ferramentas se desenvolvem é assustadora, e num piscar de olhos podemos perder o bonde da história.

Eu vejo 2 caminhos para iniciarmos neste conceito, usando os dados que já dispomos, dentro da nossa organização, escritório de advocacia, antes de nos aventurarmos nas busca e tratamento dos dados que estão fora da nossa “casa”.

O primeiro caminho seria acessar os dados financeiros e de desempenho do escritório em tempo real, ou quase real, agrupando-os de modo a facilitar as análises para tomada de decisão.

Já existe no mercado aplicativo e ferramenta de B.I. – Business Intelligence, que faz a busca destes dados em seus bancos, dá um tratamento a eles, e lhe disponibiliza no formato desejado, em tempo real, dando ao gestor uma excelente condição de administração e tomada de decisão.

É possível, por exemplo, o sócio responsável pela gestão, ou quem ele determinar, acessar do seu computador, em tempo real, informações como: valor faturado até o momento, fragmentado por cliente, por caso, por fatura, com detalhe analítico da fatura; saldo total do contas a receber, também detalhado, em o que está a vencer e o que está vencido, separando por cliente, caso, quais faturas ainda não foram pagas, quais advogados trabalharam nos serviços que compõem estas faturas etc.

Se você tem sistema para apontamento de horas trabalhadas, é possível saber, também em tempo real, quem não está com o lançamento das horas em dia.

Com acesso e tratamento destes dados, é possível fazer análises de clientes sobre quanto faturou nos últimos anos, se a demanda está aumentando ou diminuindo, se costuma pagar em dia, se tem títulos em atraso, enfim, o céu é o limite.

O segundo caminho pode ser a gestão do conhecimento produzido dentro do escritório, administrando de maneira eficiente.

Um escritório, como qualquer empresa de prestação de serviço, produz e vende conhecimento, portanto, está gerando conhecimento diariamente. O que se faz com estas informações?

Quando eu produzo uma tese jurídica, uma defesa, a organização jurídica de uma operação, enfim, algum trabalho jurídico, estou produzindo e criando algum tipo de conhecimento que pode, e deve ser armazenado de maneira disciplinada, para busca e acesso sempre que desejado, de maneira fácil e rápida.

Vamos tomar simplesmente como exemplo a elaboração de uma tese jurídica. A sua construção vai demandar entendimento do caso do cliente, pesquisa jurídica e a própria elaboração da tese que vai necessitar tempo e, principalmente, conhecimento dos advogados envolvidos.

Muito bem, se eu arquivar este material em um banco de dados, onde eu possa acessa-lo, quando e de onde quiser, de maneira simples, como por exemplo, digitando palavras chaves, posso ter uma tremenda oportunidade de não ter que reinventar a roda.

Digamos que se passaram alguns anos e surge um novo cliente, com uma demanda muito parecida com esta tese mencionada, e que as pessoas envolvidas na elaboração da tese original estejam em outros projetos, portanto, novos profissionais assumiram esta nova demanda.

Se o escritório não possui um tratamento adequado destes dados e esteja em um tamanho considerável, procurar nos arquivos o que já foi feito no passado, em casos semelhantes, pode demandar um tempo absurdo e esforço hercúleo e caro. Porém, se existir um sistema que permita fazer consultas, apenas com palavras chaves sobre o tema, acessando tudo que já foi feito no escritório a respeito do assunto em questão, terei um ganho de produtividade absurdo. Muitas vezes, o caso é tão semelhante, que o trabalho pode estar praticamente pronto.

É bem verdade que cada caso é um caso, que sempre haverá necessidade de avaliação para saber se não existe mudança da legislação, desde a elaboração do trabalho original, se não existem novas jurisprudências a respeito do tema, mas não restam dúvidas que tudo será muito mais fácil.

Temos aqui 2 caminhos para iniciar o ingresso no mundo do tratamento dos dados. Talvez, ainda não tão “big” assim, mas um bom início para preparação do grande dia, onde poderemos ter acesso a toda e qualquer informação, que não privada e confidencial, para avaliação, interpretação e tomada de decisão.

*Mario Leandro Campos Esequiel é gestor do escritório Mattos Filho Advogados. Economista, MBA em Gestão Estratégica e Econômica de Negócios pela FGV e professor convidado do GVLaw da FGV. É membro fundador do Grupo de Excelência de Administração Legal do CRA SP (Conselho Regional de Administração de São Paulo) e do CEAE (Centro de Estudos de Administração de Escritórios de Advocacia), e coautor do livro Administração Legal para Advogados da série GVLaw.

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